Zalihe i minimalna količina — kada poručiti

Dve najskuplje situacije u magacinu su suprotne: nema onoga što treba (pacijent čeka, kupuje se hitno i skuplje) i ima previše onoga što ne treba (novac stoji na polici i roba ide u rok). Minimalna količina je jednostavna alatka protiv prve.

Minimalna količina

Na artiklu postoji polje Min. količina u magacinu. Vidi se samo ako ambulanta koristi magacin, a nov artikal dolazi sa vrednošću 0.

To je granica ispod koje zaliha znači „vreme je za poručivanje". Postavlja se po iskustvu — na količinu koja pokrije period do sledeće isporuke, ne na najmanju zamislivu.

Praktično pravilo: koliko trošite nedeljno × koliko nedelja čekate isporuku, plus mala rezerva. Za lekove koji se koriste retko ali hitno (antidoti, urgentna terapija) minimum je 1 — bez obzira na potrošnju.

Šta se dešava kad zaliha padne na nulu

Artikal sa stanjem 0 nestaje iz izbora pri unosu utroška na protokolu. To nije greška nego zaštita: ne može se potrošiti ono čega nema, jer bi zaliha otišla u minus i svi kasniji izveštaji bi bili netačni.

Zato „artikal je nestao" najčešće znači da je potrošen do nule — prijemnica ga vraća u spisak.

Kako se zaliha održava tačnom

Zaliha se ne unosi i ne održava ručno; ona je zbir prometa: prijemnice je povećavaju, utrošak na protokolima smanjuje, popis i ispravke usklađuju. Sve što treba jeste da se ta tri toka rade uredno.

Iz istog razloga utrošak nikad ne unosite kao magacinski dokument — upišite ga na protokol, i skidanje sa zalihe će se desiti samo, uz podatak kod kog je pacijenta potrošeno.

Ekran „Stanje magacina"

Levi meni → Stanje magacina. Na jednom mestu: koliko čega ima, koliki je minimum i koliko fali do njega. Ako ambulanta ima više magacina, bira se magacin; tada se uz zbir vidi i stanje baš tog magacina.

Red je crven kad je artikal ispod minimuma, žut kad mu je blizu (do 20% iznad). Prekidač „Samo ispod limita" ostavlja samo ono što treba poručiti — to je spisak sa kojim se ide kod dobavljača.

Važno za ambulante sa više magacina: minimum se poredi sa zbirom po svim magacinima, jer minimum stoji na artiklu, a ne na paru artikal–magacin. Tri komada u jednom i četiri u drugom magacinu, uz minimum pet, nisu manjak.

Obaveštenje kad nešto padne ispod minimuma

Svakog jutra sistem sam uporedi zalihe sa minimumima i, ako je nešto ispod, napravi obavezu za zaposlene sa ulogom „Menadžer". Obaveza se vidi na ekranu „Obaveze" i u aplikaciji na telefonu, i zatvara se kad se roba naruči.

Dok ta obaveza nije završena, nova se ne pravi — da isti spisak ne stiže svako jutro. Artikal bez postavljenog minimuma se ne prati; zato obaveštenja i nema dok se minimumi ne popune.

Ekran „Potrošnja artikala"

Levi meni → Potrošnja artikala. Odgovara na pitanje koje minimum sam ne rešava: koliko se čega stvarno troši. Bira se period (brzi izbor: 30, 90, 180 dana ili godina), po potrebi magacin i deo naziva artikla.

Za svaki artikal vidi se utrošeno u jedinici mere i u pakovanjima — jer se naručuje pakovanje, ne mililitar — koliko puta je izdat, prosek po danu, trenutno stanje i „Zaliha traje još". Ta poslednja kolona je najkraći odgovor na pitanje šta je hitno: ispod 7 dana je crveno, ispod 30 žuto.

Klik na naziv artikla prikazuje kretanje potrošnje po danima u izabranom periodu.

Prosek se računa na ceo period, ne na dane u kojima je bilo izdavanja — inače bi artikal izdat jednom mesečno ispao kao da se troši svakog dana. Period se meri po datumu protokola, ne po trenutku upisa; zato ambulanta koja je prenela istoriju iz starog programa vidi tačne datume, a ne dan uvoza.

Ograničenja — sve na jednom mestu

Kratki odgovori

Koliko da stavim kao minimum? Ne morate da pogađate: otvorite „Potrošnja artikala", uzmite prosek po danu i pomnožite ga danima koje čekate na isporuku, plus rezerva. Za hitne lekove bar 1, bez obzira na potrošnju.

Ne dobijamo obaveštenje o zalihama. Ili nijednom artiklu nije postavljen minimum, ili u ambulanti niko nema ulogu „Menadžer".

Šta ćemo najpre potrošiti? „Potrošnja artikala", pa sortirajte po koloni „Zaliha traje još" — crveno je ono što se rešava danas.

Artikal se ne pojavljuje pri unosu utroška. Stanje je 0 ili je artikal isključen („Aktivan").

Roba je stigla, a još je nema u spisku. Prijemnica nije sprovedena.