Залихе и минимална количина — када поручити

Две најскупље ситуације у магацину су супротне: нема онога што треба (пацијент чека, купује се хитно и скупље) и има превише онога што не треба (новац стоји на полици и роба иде у рок). Минимална количина је једноставна алатка против прве.

Минимална количина

На артиклу постоји поље Мин. количина у магацину. Види се само ако амбуланта користи магацин, а нов артикал долази са вредношћу 0.

То је граница испод које залиха значи „време је за поручивање". Поставља се по искуству — на количину која покрије период до следеће испоруке, не на најмању замисливу.

Практично правило: колико трошите недељно × колико недеља чекате испоруку, плус мала резерва. За лекове који се користе ретко али хитно (антидоти, ургентна терапија) минимум је 1 — без обзира на потрошњу.

Шта се дешава кад залиха падне на нулу

Артикал са стањем 0 нестаје из избора при уносу утрошка на протоколу. То није грешка него заштита: не може се потрошити оно чега нема, јер би залиха отишла у минус и сви каснији извештаји би били нетачни.

Зато „артикал је нестао" најчешће значи да је потрошен до нуле — пријемница га враћа у списак.

Како се залиха одржава тачном

Залиха се не уноси и не одржава ручно; она је збир промета: пријемнице је повећавају, утрошак на протоколима смањује, попис и исправке усклађују. Све што треба јесте да се та три тока раде уредно.

Из истог разлога утрошак никад не уносите као магацински документ — упишите га на протокол, и скидање са залихе ће се десити само, уз податак код ког је пацијента потрошено.

Екран „Стање магацина"

Леви мени → Стање магацина. На једном месту: колико чега има, колики је минимум и колико фали до њега. Ако амбуланта има више магацина, бира се магацин; тада се уз збир види и стање баш тог магацина.

Ред је црвен кад је артикал испод минимума, жут кад му је близу (до 20% изнад). Прекидач „Само испод лимита" оставља само оно што треба поручити — то је списак са којим се иде код добављача.

Важно за амбуланте са више магацина: минимум се пореди са збиром по свим магацинима, јер минимум стоји на артиклу, а не на пару артикал–магацин. Три комада у једном и четири у другом магацину, уз минимум пет, нису мањак.

Обавештење кад нешто падне испод минимума

Сваког јутра систем сам упореди залихе са минимумима и, ако је нешто испод, направи обавезу за запослене са улогом „Менаџер". Обавеза се види на екрану „Обавезе" и у апликацији на телефону, и затвара се кад се роба наручи.

Док та обавеза није завршена, нова се не прави — да исти списак не стиже свако јутро. Артикал без постављеног минимума се не прати; зато обавештења и нема док се минимуми не попуне.

Екран „Потрошња артикала"

Леви мени → Потрошња артикала. Одговара на питање које минимум сам не решава: колико се чега стварно троши. Бира се период (брзи избор: 30, 90, 180 дана или година), по потреби магацин и део назива артикла.

За сваки артикал види се утрошено у јединици мере и у паковањима — јер се наручује паковање, не милилитар — колико пута је издат, просек по дану, тренутно стање и „Залиха траје још". Та последња колона је најкраћи одговор на питање шта је хитно: испод 7 дана је црвено, испод 30 жуто.

Клик на назив артикла приказује кретање потрошње по данима у изабраном периоду.

Просек се рачуна на цео период, не на дане у којима је било издавања — иначе би артикал издат једном месечно испао као да се троши сваког дана. Период се мери по датуму протокола, не по тренутку уписа; зато амбуланта која је пренела историју из старог програма види тачне датуме, а не дан увоза.

Ограничења — све на једном месту

Кратки одговори

Колико да ставим као минимум? Не морате да погађате: отворите „Потрошња артикала", узмите просек по дану и помножите га данима које чекате на испоруку, плус резерва. За хитне лекове бар 1, без обзира на потрошњу.

Не добијамо обавештење о залихама. Или ниједном артиклу није постављен минимум, или у амбуланти нико нема улогу „Менаџер".

Шта ћемо најпре потрошити? „Потрошња артикала", па сортирајте по колони „Залиха траје још" — црвено је оно што се решава данас.

Артикал се не појављује при уносу утрошка. Стање је 0 или је артикал искључен („Активан").

Роба је стигла, а још је нема у списку. Пријемница није спроведена.