Predlog nabavke — koliko čega naručiti

Obaveštenje o zalihama kaže da nešto fali. Predlog nabavke kaže koliko čega naručiti i od koga — spajanjem tri podatka koje aplikacija već ima: stanja, minimalne količine i stvarne potrošnje.

Levi meni → Predlog nabavke.

Kako se pravi

Dugme Napravi predlog, pa se bira:

Zašto 90 dana: kraći period kod artikala koji se troše retko daje ili nulu ili slučajan skok, pa predlog postane šum. Za robu koja ide svakodnevno i 30 dana je dovoljno.

Kvartalni ciklus pravi veće porudžbine ređe — pogodan za robu sporog obrta i dugog roka trajanja (npr. administrativni materijal, oprema). Za lekove i potrošni materijal ostaju bolji izbor nedeljni ili mesečni ciklus.

Kako se računa količina

Za svaki artikal: prosečna dnevna potrošnja × (dani ciklusa + rok isporuke) × 1,2 — množilac 1,2 je rezerva od 20% na ceo iznos, ne fiksni dodatak na kraju. Od tog cilja se oduzme ono što je na stanju i ono što je već naručeno a nije stiglo. Ostatak se zaokružuje naviše na celo pakovanje, jer se pola pakovanja ne naručuje.

Ako je artikal ispod svog minimuma, predlog ga podiže bar do minimuma — čak i kad se u tom periodu nije trošio.

Rok isporuke se upisuje po dobavljaču. Od sporog dobavljača se naručuje više, jer roba duže putuje; bez toga bi porudžbina stizala tek kad robe već nema.

Dobavljači

Artikal može imati više dobavljača, svaki sa svojom šifrom, cenom i rokom isporuke; jedan se označi kao podrazumevan i od njega se naručuje. Predlog je zato grupisan po dobavljaču, sa zbirom za svakog.

Artikli kojima dobavljač nije upisan ne ispadaju iz predloga — skupljaju se u grupu „Bez dobavljača" na vrhu spiska, kao podsetnik da tu nešto fali.

Veza artikal–dobavljač se uređuje na ekranu Dobavljači artikala (levi meni, uz Predlog nabavke) — pojedinačno, ili masovno za više artikala odjednom (dugme „Dodeli dobavljača za ove artikle" tačno iz grupe „Bez dobavljača" ovde, ili sa spiska artikala bez dobavljača). Bez toga bi ručan unos po jedan artikal bio nerealan posao za veći šifarnik.

Predlog se menja pre slanja

Kolona Predloženo je ono što je sistem izračunao; kolona Naručuje se je ono što vi odlučite — i menja se slobodno. Količina 0 znači „ovaj put ne naručujemo"; stavka ostaje u dokumentu, jer je i to odluka koju je korisno videti kasnije.

Sistem računa, čovek odlučuje. Predlog se ne šalje sam i ne naručuje ništa bez vas.

Tri statusa

„Već naručeno" je važno. Dok je predlog u statusu „Poslato", te količine se oduzimaju od sledećeg predloga — da se ista roba ne naruči dvaput ako isporuka kasni. Zato predlog treba označiti kao poslat kad porudžbina zaista ode, i zatvoriti ga kad roba stigne.

Kad predlog ne može da se napravi

Dva slučaja, i oba se jave porukom:

Prethodni predlog istog ciklusa je još otvoren. Dva otvorena predloga za isti artikal vode u dvostruku porudžbinu — prvo zatvorite prethodni.

Nema dovoljno istorije potrošnje. Prosek sa nekoliko dana podataka je nagađanje. Kad se magacin koristi bar dve nedelje, predlog se može napraviti.

Kako porudžbina stiže do dobavljača

Kad je predlog označen kao Poslato, uz svaku grupu stoje dva puta:

PDF porudžbine — dokument sa podacima ambulante i dobavljača, stavkama i šifrom artikla kod tog dobavljača. Otvara se i iz nacrta, jer ga dalje vi kontrolišete: odštampate ga ili pošaljete kako već sarađujete sa tim dobavljačem.

Pošalji dobavljaču — aplikacija sama pošalje taj PDF na imejl dobavljača. Radi samo iz poslate porudžbine, samo ako dobavljač ima upisanu adresu i prima poruke imejlom, i samo za stavke sa količinom većom od nule. Svako slanje ostaje zabeleženo — vidi se kad je, kome i koliko stavki je poslato.

Izvezi u Excel daje ceo predlog u jednoj tabeli, sa kolonom dobavljača — to je za vas, ne za dobavljača.

Kad roba stigne

Dugme „Roba je stigla — prijemnica" pravi prijemnicu sa naručenim količinama, za tog dobavljača.

Prijemnica nastaje NESPROVEDENA, i to je namerno. Naručeno i isporučeno nisu isto: dobavljač pošalje manje, drugo pakovanje ili po drugoj ceni. Uporedite je sa otpremnicom, ispravite količine i cene, pa je izvršite — tek tada zaliha raste. Da se sprovodi sama, u magacinu bi se našla roba koju niko nije video.

Nivelacija na toj prijemnici je „Nove cene"; ako je dobavljač promenio cenu, ispravite je pre izvršenja.

Automatski predlog

Sistem sam pravi predlog — nedeljni ponedeljkom, mesečni prvog u mesecu, kvartalni prvog dana kvartala — i o tome napravi obavezu menadžeru. Ako je prethodni predlog istog ciklusa još otvoren, nov se ne pravi; tri ciklusa su nezavisna, pa otvoren nedeljni ne blokira mesečni ni kvartalni.

Ograničenja — sve na jednom mestu

Kratki odgovori

Predlog traži premalo. Proverite rok isporuke kod dobavljača i period potrošnje — kratak period kod sezonske robe potceni potrebu.

Sve je u grupi „Bez dobavljača". Dobavljači nisu upisani na artiklima; predlog i dalje radi, ali se ne može poslati kao porudžbina. Otvorite Dobavljači artikala i dodelite dobavljača — pojedinačno ili masovno za više artikala odjednom.

Naručili smo, roba nije stigla, a nov predlog opet traži isto. Predlog nije označen kao „Poslato" — samo tada količine ulaze u „već naručeno".

Greškom smo napravili predlog. Nacrt se briše; poslat predlog se zatvara, ne briše.

Cene u predlogu su zastarele. Učitajte nov cenovnik dobavljača — videti „Cenovnik dobavljača — kako se učitava".

Dugme za slanje se ne vidi. Predlog je još nacrt — mejl ide tek iz poslate porudžbine.

Stigla je manja količina nego što smo naručili. Ispravite količine na prijemnici pre nego što je izvršite; prijemnica se pravi sa naručenim, ne sa isporučenim.