Унос артикла — корак по корак, поље по поље

Артикал је све што амбуланта троши или продаје — лек, вакцина, потрошни материјал, храна. Овај текст прати унос једног новог артикла од почетка до краја и објашњава свако поље на форми, укључујући и она која се не појаве свима.

Пре него што кренете: четири шифарника

Форма артикла тражи Групу, Паковање, Јединицу мере и Произвођача, а све четири се бирају из спискова који већ морају постојати. Ако нешто од тога недостаје, нећете моћи да сачувате артикал — зато се ти спискови попуњавају први.

Сви су на истом месту: Шифарници (књига у левом менију) → Артикли и услуге:

• Групе артикала — нпр. антибиотици, вакцине, потрошни материјал. Групе се додатно сврставају у Класе група артикала, што касније служи за извештаје по ширим категоријама.
• Паковања артикала — кутија, бочица, блистер, врећа.
• Јединице мера артикала — мл, мг, комад, кг.
• Произвођачи артикала — списак произвођача.

Ако неки унос недостаје, додајте га ту и вратите се на артикал. Не морате напуштати посао — спискови се допуњавају у току рада, једном, и онда су доступни свима у амбуланти.

Отварање форме

Леви мени → Артикли → дугме + изнад списка. Форма се отвара у прозору преко листе; затварање без снимања не оставља траг.

Поље по поље

1. Назив

Обавезно. Највише 80 знакова. Ово је име под којим ћете артикал тражити касније, при уносу утрошка на протоколу — зато нека буде онако како га стварно зовете, а не како пише на фактури добављача. Ако држите две јачине истог лека, разлика мора бити у називу (нпр. „… 50 мг" и „… 100 мг"), иначе ћете их при уносу мешати.

2. Група

Обавезно. Бира се из списка (поље има претрагу — куцањем се филтрира). Група није само ред у шифарнику: по њој се касније филтрирају спискови и извештаји о утрошку, па артикал сврстан „било где" квари управо тај извештај.

3. Паковање, 4. Количина у паковању, 5. Јединица мере

Сва три обавезна, и три заједно описују једну ствар: како артикал улази у амбуланту, а како из ње излази.

Пример: антибиотик стиже као кутија (паковање) са 10 (количина у паковању) бочица од по мл (јединица мере). Набавља се кутија, троши се бочица. Ако ово није тачно унето, стање у магацину ће одступати, и то тихо — ништа неће пријавити грешку, само се бројеви неће слагати.

Количина у паковању мора бити већа од нуле. Ако оставите 0, форма јавља „Мора бити веће од 0" и не да да се сачува.

6. Произвођач

Обавезно. Из списка произвођача. Корисно кад исти лек набављате од више произвођача — тада су то два артикла, не један.

7. Вакцинална линија

Није обавезно. Попуните само ако је овај артикал препарат неке вакцине — тако постаје понуђен у пољу „Препарат" при уносу вакцинације (в. упутство „Вакцинални картон"). За све остале артикле остаје празно.

8. Набавна цена

Обавезно. Пазите на једну ствар, и сама форма је истиче сивим текстом испод поља: уноси се набавна цена ПАКОВАЊА, не цена једне бочице или таблете. Ако кутија од 10 ампула кошта 1.200, уноси се 1.200.

Децимале се куцају са зарезом, хиљаде се саме раздвајају тачком.

9. Маржа и 10. Продајна цена — два поља, један податак

Ово је место на коме се најчешће застане. Правило је једноставно: морате попунити бар једно од та два. Ако оба остану празна, форма јавља „Један од два података обавезан".

Поља се сама допуњују, у оба смера:

• упишете маржу (у %) → продајна цена се израчуна као набавна × (1 + маржа/100);
• упишете продајну цену → маржа се израчуна уназад, из односа продајне и набавне цене.

Зато радите онако како вам је природније: неко има политику марже („на све 30%"), неко има задату цену на полици. Резултат је исти.

Набавна цена и маржа су интерни подаци. Власник животиње их никада не види — ни на рачуну, ни на протоколу.

11. PDV и 12. Продајна цена са PDV

Ова два поља видите само ако је амбуланта у систему ПДВ-а. Ако их на својој форми немате, то није грешка ни недостајућа дозвола — него податак о амбуланти („PDV обвезник") који се подешава у подацима амбуланте.

Код PDV обвезника нови артикал долази са PDV = 20%, а понуђене стопе су 0, 10 и 20%. Промена стопе одмах прерачунава Продајну цену са PDV — а то је износ који власник стварно плаћа.

13. Активан

Чекбокс. Укључен значи да се артикал нуди при уносу утрошка и продаје. Артикал који више не држите немојте брисати — искључите „Активан". Нестаће из избора при уносу, а остаће на свим старим протоколима и у извештајима. Брисање би вам покварило историју.

14. Мин. количина у магацину

Ово поље видите само ако амбуланта користи магацин. Нови артикал долази са вредношћу 0. То је граница испод које залиха те ставке значи „време је за поручивање" — поставља се по искуству, на количину која покрије набавку.

15. Индикације, 16. Контраиндикације, 17. Напомене

Нису обавезни. Сва три су поља са богатим текстом (подебљано, листе, пасуси). Овде иде оно што желите да вам буде при руци кад артикал бирате на протоколу — дозирање по килограму, каренца, упозорења за мачке, „не комбиновати са…", услови чувања.

Пажња — ова три поља примају највише 255 знакова, и то заједно са ознакама за обликовање текста. Подебљавање и листе троше део тог простора, па реално стане 3–4 реченице. Дужи текст се при снимању тихо скраћује: порука о грешци се не појављује, али вишак неће бити сачуван. Зато напишите кратко и проверите после снимања да је све остало — а опширнија упутства држите тамо где им је место (протокол, документ, интерна порука).

Неколико минута уложених овде враћа се први пут кад артикал користи колега који га не познаје, или ви сами после шест месеци.

Снимање и шта ако форма не да

Дугме Сачувај. Ако нешто недостаје, форма се не затвара него црвеним исписује шта фали — испод тачно тог поља. Најчешће поруке:

• „Обавезан податак" — непопуњено обавезно поље (назив, група, паковање, јединица мере, количина у паковању, произвођач, набавна цена).
• „Мора бити веће од 0" — количина у паковању је остала 0.
• „Један од два података обавезан" — празне су и маржа и продајна цена.

Порука нестаје чим поље исправите — не морате поново снимати да бисте видели да је у реду.

Шта се дешава после снимања

Артикал се од тог тренутка нуди на три места:

• при уносу утрошка на протоколу — оно што сте потрошили на пацијента;
• у магацинским документима — пријем, отпис, пренос;
• у Аналитици протокола → Артикли — преглед колико је чега потрошено.

Цена се при уносу на протокол преузима из артикла, али се на самом протоколу може исправити за тај случај — измена тамо не мења ценовник.

Ограничења — све на једном месту

Ово су границе које форма и база стварно примењују. Вреди их знати унапред: неке јављају грешку, а једна (дужина текста) ћути.

Подразумеване вредности новог артикла: Активан укључен, Мин. количина 0, PDV 20% код PDV обвезника (иначе 0).

Кратки одговори

Не видим поља за PDV. Амбуланта није означена као PDV обвезник. То је податак о амбуланти, не о вашој улози.

Не видим „Мин. количина у магацину". Амбуланта не користи магацин. Ако желите праћење залиха, то се укључује у подацима амбуланте.

Унео сам погрешну набавну цену. Исправите је на артиклу — нова цена важи од тог тренутка надаље. Већ затворени протоколи задржавају цену која је на њима била.

Исти лек, два произвођача. Два артикла. Тако су вам и набавна цена и утрошак тачни по произвођачу.

Грешком сам унео дупликат. Ако се већ користи на протоколима, не бришите га — искључите „Активан" и даље радите са једним.