Račun i predračun — kada se koji koristi (i IPS QR kod)

Dva dokumenta, dve različite svrhe. Predračun je ponuda — pravi se pre nego što je posao obavljen, da vlasnik zna koliko će koštati. Račun je zapis o naplati — nastaje iz protokola, dakle iz onoga što je stvarno urađeno. Kad vlasnik plaća dug bez novog protokola, račun se pravi iz predračuna i izdaje ikonicom katanca — v. članak „Predračun i kada se koristi".

Predračun

Levi meni → Predračuni → +. Obavezni su samo Opis (do 255 znakova) i Datum; vlasnik nije obavezan, jer se ponuda često pravi za nekog ko još nije vaš klijent.

U predračun se, kao i u protokol, unose usluge i artikli, pa se dobije zbir sa PDV‑om, popustom i tarifom. Predračun se štampa i daje vlasniku.

Kad vlasnik prihvati i posao se obavi, predračun se veže za protokol — tako se posle vidi koja je ponuda postala poseta, i koliko se konačan iznos razlikovao od procene.

Račun

Račun se ne unosi posebno — on je ispis protokola. Sadrži usluge i artikle koji su označeni da ulaze u obračun, popust, PDV i ukupan iznos.

Svaka stavka na računu ima količinu i jediničnu cenu (kolone „Kol." i „J. cena"), pa se vidi koliko je čega urađeno i po kojoj ceni — npr. rendgen sa tri snimka stoji kao jedan red: količina 3, cena jednog snimka, ukupno za sva tri.

Na dnu računa stoji red Stanje duga — dug vlasnika u trenutku kada je protokol zaključan, posle zaduženja za taj protokol. Snima se jednom i ne menja se kasnijim uplatama, pa je račun uvek isti kakav je izdat. Na računu protokola koji još nije zaključan (kao i na starim protokolima) tog reda nema; ako protokol otključate pa ponovo zaključate, stanje se snimi iznova.

Uz to se račun čuva i kao PDF u Dokumentima protokola, ali se ne pravi pri svakoj izmeni nego pri prvom preuzimanju (i pri zaključavanju protokola). Razlog je jednostavan: dok se pregled dopunjava, PDF bi se pravio desetak puta bez ikakve koristi.

Zato važi pravilo: svaka izmena obračuna označava postojeći račun kao zastareo, pa se pri sledećem preuzimanju napravi nov, tačan PDF. Stari se ne gomilaju — jedan protokol ima jedan račun.

IPS QR kod — plaćanje skeniranjem

Na računu može stajati IPS QR kod: vlasnik ga skenira u svojoj bankarskoj aplikaciji i nalog za plaćanje se popuni sam — bez prepisivanja broja računa i poziva na broj, dakle i bez greške u prepisu.

Da bi se kod pojavio, moraju biti ispunjena dva uslova:

• funkcija IPS QR mora biti u paketu ambulante;
• broj računa ambulante mora imati tačno 18 cifara — to je zahtev standarda, ne naš. Ako je upisan skraćeno ili sa greškom, kod se neće generisati.

Podaci u kodu se ne unose posebno, izvlače se sami: primalac i broj računa iz podataka ambulante, iznos iz protokola, platilac je vlasnik, a poziv na broj je broj protokola — tako se uplata prepoznaje kad stigne izvod.

Ograničenja — sve na jednom mestu

Kratki odgovori

Nema QR koda na računu. Proverite broj računa ambulante — mora imati tačno 18 cifara; ako je ispravan, funkcija nije u vašem paketu.

Ispravio sam obračun, a PDF računa je star. Preuzmite ga ponovo — nov se pravi u tom trenutku, sa ispravnim iznosom.

Vlasnik traži ponudu unapred. To je predračun; ne mora ni biti vaš klijent da biste mu je napravili.

Konačan iznos se razlikuje od predračuna. Normalno — predračun je procena, račun je ono što je urađeno. Veza između njih ostaje zapisana.